Pflege der Personen- und Institutsdaten

Johann Klasek

In der ZID Personendatenbank laufen alle Änderungen an Personen- und Institutsdaten zusammen. Services wie etwa die White Pages repräsentieren dabei immer nur eine Sichtweise auf den Datenbestand, ohne diesen selbst verändern zu können.

Zentrale Instanz bei der Datenwartung sind die von den jeweiligen Instituten zu nominierenden

Adressmanager

Geltungsbereich: Auf Institutsebene eingetragene Adressmanager können automatisch auch die Objekte der untergeordneten Abteilungen manipulieren (das war bei den bisherigen White Pages nicht automatisch der Fall). Adressmanager auf Abteilungsebene sind in ihren Aktionen auf diesen Bereich beschränkt. Die Zuweisung bzw. Entfernung der Adressmanagerfunktion zu bzw. von einer Person hat mit dem Betriebsmittelformular Kommunikationsservices (nic.tuwien.ac.at/formulare/ansukom.pdf) schriftlich zu erfolgen. Weiters hat sich in der Praxis als sehr vorteilhaft erwiesen, an einem Institut zumindest zwei Personen mit diesen Agenden auszustatten, um Fälle von Krankheit oder Urlaub optimal überbrücken zu können.

Authentifizierung: Entgegen der bisherigen Praxis im alten, nicht mehr existierenden Änderungsinterface mit einem speziellen, für die Adressmanagertätigkeit vergebenen Adressmanager-Passwort Modifikationen durchzuführen, muss sich im neuen System der jeweilige Adressmanager mit seinem persönlichen Passwort authentifizieren.

Modifikationen: Als Adressmanager fallen in der Regel folgende typische Änderungsaufgaben an:

Weitere Mitarbeiter anlegen (über "Daten ändern" auf der Übersichtsseite der Organisationseinheit) bzw. deaktivieren oder reaktivieren. Z.B. ist die Selektion von der Auswahlbox "Mitgliedschaft nicht aktiv" vorzunehmen, um den Eintrag in den White Pages unsichtbar zu machen. Erreichbar bleibt ein Eintrag ohne aktiver Mitgliedschaft über die OID zusammen mit dem bekannten Aufbau der Änderungs-URL der ZID Personendatenbank. Alternativ gelangt man auch mittels Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters (über die Organisationseinheit-Übersicht) zu einer Personalauswahl, wo deaktivierte Einträge ausgewählt werden können.
Funktionen anlegen, ändern und entfernen: Personen (auch mehrere) können als Inhaber einer Funktion aufscheinen. Damit ist in der Übersicht zur Organisationseinheit die entsprechende Funktion nach außen hin sichtbar und bietet überdies durch die Mailadressierung (Funktionsname+Exxx@tuwien.ac.at) die Möglichkeit, konkrete Personen oder einen Personenkreis durch einen Funktionsbegriff zu adressieren.
Behandlung der Einträge von Lektoren/Lehrbeauftragten: Alle, die nur einen auf 6 Monate beschränkten Auftrag besitzen, scheinen als Personal nur genau in dem entsprechenden Zeitraum auf. Obwohl das Mailrouting für diese Einträge durch die implizite 6-monatige Überbrückung gewahrt bleibt, können diese Personen durch Anlegen eines korrespondierenden "weiteren Mitarbeiter" Eintrags in den White Pages permanent dargestellt werden (siehe "Benachrichtigungen" weiter unten).
Warten des Instituts-/Abteilungseintrags: Eintragungen wie URLs, Mailadressen (erreichbar unter Exxx@ tuwien.ac.at, siehe Mailrouting), weitere Informationen, FAX-Nummer und Postanschrift können bzw. sollten aktuell gehalten und erweitert werden.

Hinweis: Einträge von Personen, die über Zuteilungen zu anderen Instituten (Lehrauftrag) verfügen, können auch vom Adressmanager des jeweils anderen Instituts modifiziert werden, was bei der angezeigten Auswahl an Adressmanager-Personen im ZID Personendatenbank Änderungsinterface zu Verwirrungen führen könnte. Die entsprechenden Adressmanager scheinen bei der Einstiegsmaske in der Personenauswahl auf, die sich aber stets dynamisch aus den Institutszugehörigkeiten der betreffenden Person ergibt.

Einschränkungen: Typischerweise ist ein Adressmanager durch diverse Datenverantwortlichkeiten an gewisse Einschränkungen gebunden:

Namensdaten: Änderung von Namensdaten (inkl. Titel) bei Personen mit mehreren Rollen und Datenverantwortlichkeit bei der Zentralen Verwaltung ist nicht möglich. Das kommt bei den Rollenkombinationen "weitere Mitarbeiter"-Student oder "weiterer Mitarbeiter"-Personal vor.
Passwort: Ein Adressmanager darf das Passwort einer Person nicht setzen, wenn in deren Eintrag "Passwort vom Adressmanager setzen lassen" nicht selektiert worden ist. Die Vorgabeeinstellung erlaubt jedoch dem Adressmanager die Passwortänderung. Im Anlassfall muss der ZID bemüht werden, um ein z.B. vergessenes Passwort zu ersetzen.
TU-Telefonnummern: TU-Telefonnummern (die im Personalverzeichnis aufscheinen) werden automatisch aus der Telefonanlage abgeleitet und der ZID Personendatenbank zugeführt. Daher sind Änderungen durch entsprechende Anträge an die Telekom-Gruppe des ZID abzuwickeln (Formular Telefonanschluss bzw. Telefonbucheintrag).
Raumcode: ein eventuell vorhandener Raumcode stammt aus der Telefonanlage, wo aufgrund der technischen Gegebenheiten lediglich genau eine Raumbezeichnung (der Hauptnummer bei eventuell mehreren Nummern) zugeordnet ist. Unter Umständen handelt es sich dabei auch nur um den Gebäudecode (z.B. bei DECT-Apparaten). Die Raumcodes sind mit den Daten des TU-Flächenmanagements abgeglichen. Ist eine Beschreibung erwünscht, die über die prägnante Raumcodedarstellung hinausgeht, so sollte diese im Feld "weitere Informationen" eingefügt werden.

Benachrichtigungen: Änderungen bei Personen, speziell die Beendigung eines Dienstverhältnisses, werden per E-Mail den Adressmanagern gemeldet. Personen, die den Personalstatus verloren haben, können als weitere Mitarbeiter vom Adressmanager wieder aktiviert werden (Deselektierung von "Mitgliedschaft nicht aktiv"). Eine Löschung findet in erster Linie nicht statt. Die Einträge werden mindestens 6 Monate aufgehoben und bleiben in dieser Zeit für das Mailrouting aktiv. Bei einer Reaktivierung des Dienstverhältnisses (z.B. bei Lehrbeauftragten) werden diese Personen automatisch mit den zuletzt eingetragenen Attributen wieder sichtbar. Damit bleibt auch die OID unverändert, wodurch die Eindeutigkeit einer White Pages Referenz erhalten bleibt.

ZID "Meta-Adressmanager":

Die Adressmanager werden per Antrag (siehe Formulare auf den ZID-Webseiten) durch die Leitung eines Instituts oder einer Organisationseinheit eingesetzt. Die Meta-Adressmanager sorgen für das Eintragen und Löschen der Adressmanager-Zuordnung zu den konkreten Personen. In dringenden Fällen, wo kein Adressmanager existiert oder verfügbar ist, kann das Neusetzen des White Pages Passwortes für eine Person von dieser schriftlich via Betriebsmittelformular Kommunikationsservices beantragt werden (am Besten mit einer entsprechenden Anmerkung, dass das persönliche Passwort gemeint ist, was normalerweise auch aus der Tatsache ableitbar wäre, wenn keine Unterschrift durch den Institutsvorstand vorhanden ist).

Hinweis: Das generelle Modifizieren von Personen- oder Institutseinträgen ist durch die Meta-Adressmanager nicht möglich. Die Änderungsmöglichkeit beschränkt sich auf das Setzen des Passwortes (via schriftlichen Antrag, Betriebsmittelformular Kommunikationsservices).

Probleme und Fragen kann man an die im Web-Interface bereitgestellte Kontakt-E-Mail-Adresse senden, die diese an den relevanten Personenkreis verteilt.

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