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ZIDline 11 | TUWIS++
TUWIS++
aktueller Stand und Weiterentwicklung
Edmund Dvorak, Alexander Rajkovats
TUWIS++ wurde als Web-Portal für alle Mitarbeiter, Vortragende und Studierende
an der
TU Wien im letzten Jahr wie geplant weiter ausgebaut, und es wurden
durch die äußerst rasante Entwicklung im Vorjahr im Jahr 2004 notwendig
gewordene Konsolidierungen durchgeführt.
Von den zahlreichen Benutzerwünschen
konnten einige implementiert werden, andere wurden für zukünftige Implementierungen
vorgemerkt.
Viele Möglichkeiten, die TUWIS++ bietet, sind allerdings offenbar
nicht ausreichend bekannt
- das soll sich ändern.
Erfahrungen im ersten Betriebsjahr
Die Erfahrungen im ersten Betriebsjahr zeigen, dass TUWIS++ im Allgemeinen
positiv aufgenommen wurde und die Benutzer mit der Bedienung von TUWIS++
gut zurecht kommen.
Die meisten Unklarheiten betrafen naturgemäß die Ankündigung von Lehrveranstaltungen
(LVA), was wohl auf die große Komplexität der Anwendung und die zahlreichen
Vorschriften, die in diesem Zusammenhang abgebildet werden müssen, zurückzuführen
ist.
Technische Probleme gab es vor allem für Benutzer von Firewalls und Proxies.
Ein Teil der Probleme konnte durch Anpassungen in TUWIS++ beseitigt werden.
In den letzten Monaten gelegentlich auftretende Performance-Engpässe bekamen
wir mittels Hardwareanpassung in den Griff.
Die Verfügbarkeit des Systems lag über 99,7%, notwendige Wartungsarbeiten
wurden nach Möglichkeit an Wochenenden bzw. abends durchgeführt, kritische
Fehler konnten üblicherweise innerhalb weniger Stunden behoben werden.
Neuerungen
Die wohl wichtigste Neuerung in TUWIS++ war die Einführung von Gruppen
bei Lehrveranstaltungen. Dieses Modul ist sowohl für Vortragende als auch
Studierende relevant und kann als Vorstufe zur derzeit in Entwicklung befindlichen
Prüfungsanmeldung gesehen werden.
Eine auch für anonyme Benutzer sichtbare Neuerung ist die Kontexthilfe,
die die Anzeige kurzer, auf ein Bedienelement bezogener Hilfetexte im
gleichen Browserfenster ermöglicht.
Lehrveranstaltungsgruppen und Abonnements
Die Abonnements in TUWIS++ sind eine Möglichkeit für Studierende (und auch
Mitarbeiter), sich mittels News über Lehrveranstaltungen informieren zu
lassen. Ein Abonnement muss jedoch nicht bedeuten, dass der/die Abonnent/in
an der Lehrveranstaltung (LVA) aktiv teilnimmt. Bei Parallelabhaltungen
hat dies bedeutet, dass sämtliche News an alle Abonnenten gingen, auch
wenn nur die Studierenden eines Vortragenden betroffen waren.
Mit Einführung der LVA-Gruppen besteht nun die Möglichkeit, dass Vortragende
eine oder mehrere Gruppen anlegen und für diese Gruppen An- und Abmeldezeiträume
und maximale Teilnehmeranzahlen definieren. Studierende können sich nun
zu einer Gruppe anmelden - so dies von den Vortragenden vorgesehen wird.
News können nun wie bisher für alle Gruppen oder aber gezielt nur für einzelne
Gruppen erstellt werden, und die Studierenden finden nur mehr die Termine
dieser einen Gruppe in ihrer persönlichen Agenda (Stundenplan).
Vortragende haben die vollständige Kontrolle über Anmeldungen der Studierenden
und können jederzeit Studierende hinzufügen, in eine andere Gruppe verschieben
oder löschen. Die Anmeldungen zu Gruppen können als CSV-Datei heruntergeladen
werden (Abb. 1).
Die Gruppenanmeldung stellt eine Vorstufe zur derzeit in Entwicklung befindlichen
Prüfungsanmeldung dar.
Abbildung 1: Gruppenanmeldung
Zahlreiche Anfragen bezüglich Abonnements von Lehrveranstaltungen, die
nicht im aktuellen Semester abgehalten werden, erforderten massive Änderungen
am Abo-Modul. Nun ist es möglich, Lehrveranstaltungen, die bis zu drei
Studienjahre zurückliegen, zu abonnieren.
Im Rahmen dieser Änderung wurde auch die Möglichkeit implementiert, Abonnements
vom Vorsemester zu verlängern und somit die gespeicherten Einstellungen
zur LVA zu übernehmen.
Kontexthilfe
Die Kontexthilfe soll ergänzend zur TUWIS++ Hilfe kurze Tipps zu einzelnen
Elementen einer Seite in TUWIS++ bieten. Um die Hilfe im gleichen Browserfenster
anzeigen zu können, wurde CSS und JavaScript verwendet. Da TUWIS++ jedoch
mit allen Browsern und ohne Java Script eingesetzt werden können soll,
öffnet sich der Inhalt der Kontext-Hilfe in Browsern, die oben genannte
Technologien nicht ausreichend unterstützen, in einem "normalen" Hilfefenster.
Abbildung 2: Kontexthilfe
Kontexthilfe ist erst in neueren Seiten von TUWIS++ zu finden, ältere Teile
der Applikation werden nach Notwendigkeit und Kapazität nachgerüstet werden.
Die Kontexthilfe hat keinesfalls das Ziel, die TUWIS++ Hilfe zu ersetzen.
Sämtliche zu einem Modul oder auch zu einer Seite verfügbare Hilfe-Information
sollte der TUWIS++ Hilfe zur jeweiligen Seite (im Hauptmenü von TUWIS++
zu finden) entnommen werden können; diese Hilfe ist jedoch aufgrund der
vielfältigen Möglichkeiten, die manche Seiten in TUWIS++ bieten, z.T. umfangreich
und enthält sämtliche Informationen zur aktuellen Seite. Die Kontexthilfe
hingegen bezieht sich jeweils nur auf ein Bedienelement o.ä., und somit
ist die Information schneller zugreifbar und braucht nicht in einem längeren
Text gesucht werden (Abb. 2).
Kommunikation mit Benutzern
Verbesserungswürdig scheint jedenfalls die Kommunikation mit den Benutzern
zu sein. Beispielhaft sei hervorgehoben, dass ein Mitarbeiter mit einigen
Erweiterungs- wünschen an den ZID herantrat, nur um gesagt zu bekommen,
dass diese Funktionen schon längst imple- mentiert seien.
Um einen Überblick über alle derzeit implementierten Funktionen zu bieten,
wird unter der Adresse:
http://tuwis.tuwien.ac.at/features/
eine Infoseite erstellt, deren Inhalt im Rahmen dieses Artikels ebenfalls
abgedruckt ist.
Kooperation mit anderen Universitäten
TUWIS++ wird seit Sommer 2004 auch an der Universität für Bodenkultur (BOKU,
BLIS++) und an der Veterinärmedizischen Universität (VMU, VUW++) in Wien
mit großem Erfolg eingesetzt.
Projektdatenbank
Als weiterer Beweis der guten Zusammenarbeit der genannten drei Universitäten
wurde an der TU Anfang November die "Projektdatenbank" (http://projekte.tuwien.ac.at/) als neuer Teil von TUWIS++ in Betrieb genommen. Die TUWIS-Projektdatenbank
ist eine an die Bedürfnisse der TU Wien angepasste Version der BokuDok,
die auch an der VMU im Einsatz ist.
Die Verwaltung von Projekten an der TU Wien wird durch diese Anwendung
in Zukunft effizienter und komfortabler als bisher möglich sein. Zunächst
werden die wichtigsten Basisfunktionen zur Verfügung gestellt. Diese
sollen nach und nach durch weitere Funktionen und Serviceangebote erweitert
werden. Die Projektdatenbank wird als zentrale Stelle alle projektbezogenen
Informationen und Unterstützung aller Verwaltungstätigkeiten in diesem
Bereich bereit stellen.
Die bisher fertiggestellten Funktionen umfassen:
-
Die Erfassung neuer Projekte durch die Projektleiter bis zur Anlage der
Innenaufträge in SAP.
-
Die Zuordnung der Personalkosten durch die Projektleiter als Datengrundlage
für die Besoldung.
Folgende Verbesserungen und Vorteile sind dabei schon realisiert:
-
Meldeformulare für Projekte werden durch eine übersichtlichere Web-Anwendung
ersetzt.
-
Die Zuordnung von Personal zu Projekten ist einfacher und übersichtlicher.
-
Die Anlage der Projekte als Innenaufträge in SAP ist sofort in der Projektdatenbank
ersichtlich.
-
Redundante Datenerfassungen z.B. für die Evaluierung entfallen.
In den kommenden Wochen sind folgende Erweiterungen geplant:
-
Schrittweise Erweiterung der unterstützten Tätigkeiten im Bereich der Projektverwaltung.
-
Vorbereitung für den Abschluss von Projekten in SAP.
-
Erfassung aller für die Bilanzlegung notwendigen Daten.
-
Erstellung eines Planungs- und Kalkulationsmoduls.
Rückfragen bezüglich der Projektdatenbank bei Mag. Martin Kolassa (CE-Abteilung)
bzw. Dipl.-Ing. Walter Niedermayer (ADV-Abteilung).
RoadMap
Folgende Funktionen werden demnächst in TUWIS++ implementiert werden:
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Prüfungsanmeldung
-
Ankündigung von Prüfungsterminen durch das Sekretariat oder Vortragende.
-
Zuordnung der Studierenden zu diesem Termin.
-
Erfassung der Noten und aller abrechnungsrelevanten Informationen.
-
Sichere Datenübertragung vollständig ausgefüllter Datensätze an die Studienabteilung.
-
Einsichtnahme in alle Prüfungen des eigenen Institutes und zwar aus Sicht
der LVA-Nr. und der Prüfungstermine bzw. aus Sicht des Studierenden (pro
Matrikelnummer).
-
Weitere Integration der Projektdatenbank in TUWIS++.
-
Elektronische Wahl bezüglich der Zweckwidmung von Studiengebühren.
-
Zuordnung von LVA zu Studienplanpunkten.
-
Anzeige von Profilen von Personen und Organisationseinheiten - ist in der
BokuDok enthalten und soll in TUWIS++ integriert werden.
-
Anzeige von Mitteilungen und Mitteilungsblättern der Verwaltung.
Features von TUWIS++
Neben den neuen Möglichkeiten, die in den folgenden Auflistungen kursiv
gedruckt aufscheinen, wurden in vielen Bereichen Erweiterungen und Verbesserungen
in der Benutzerführung und in der Hilfe implementiert.
Öffentlich verfügbare Funktionen
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Lehrveranstaltungs (LVA)-Verzeichnis pro Institut, nach Vortragenden bzw.
sortiert pro Semester und Titel bzw. Typ
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LVA-Suche im laufenden Studienjahr (mit Termin-Einschränkung)
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LVA-Suche in den letzten beiden vergangenen Studienjahren
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Studienpläne - wahlweise Darstellung nach LVA und Semester bzw. nach
Prüfungsfächern
und Abschnitten
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Hörsaalbelegung mit Kennzeichnung der vorlesungsfreien Tage
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XML-Daten von allen LVA seit 1968 (alle Beschreibungen seit 1997)
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Für alle Mitarbeiter verfügbare Funktionen
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LVA abonnieren (aus den letzten 3 Studienjahren)
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Teilnahme am Forum, auf Wunsch auch anonym
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wahlweise Eintragung in der Agenda
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News per E-Mail (auf Wunsch abschaltbar)
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Agenda - auch private Termine sind möglich
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XML-Daten von Studierenden beziehen - Aus Datenschutzgründen wurden diese
Informationen aus den White Pages entfernt und sind jetzt nur mehr für
angemeldete Mitarbeiter zugänglich.
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Angebundene Applikationen
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Listen für Arbeitsberichte der Institutsvorstände
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IBIS Verrechnungsinformation (nur bis 2002, Einstellung geplant)
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Kopierpapierbestellung (wird eingestellt und durch SAP ersetzt)
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Für Vortragende (zusätzlich)
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LVA-Ankündigung
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Integration von Lehrbeauftragten und Tutoren
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Erweiterung der LVA-Stammdaten (Semestermodus, Turnus, Block,
Abgesagt)
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Erfassung von neuen Lehrbeauftragten und Tutoren
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Ankündigung von Gruppen zu parallel abgehaltenen LVAs
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Angabe von An/Abmeldezeitraum
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maximale Teilnehmeranzahl
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Zuordnung von Vortragenden und Hörsaalterminen
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News pro Gruppe oder an alle Abonnenten einer LVA
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Verschieben von Studierenden innerhalb der Gruppen
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Download der angemeldeten Studierenden und Import in eine Tabellenkalkulation
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LVA-Abwicklung
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am LVA-Forum teilnehmen (Beiträge lesen und schreiben)
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die Liste aller AbonnentInnen einer LVA einsehen
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die Webpage der LVA ansehen
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die Einstellungen für Stimmungszettel speichern
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Bewertungsformulare und Bewertungsergebnisse einsehen
-
Bemerkungen zum Bewertungsergebnis verfassen
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Prüfungs-/Klausurergebnisse veröffentlichen
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Für Vorstände und Supervisoren (zusätzlich)
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Rollenvergabe zum Erfassen und Bestätigen der LVA des Institutes
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Für Studiendekane
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LVA-Beauftragung
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Gliederung der zu erwartenden Kosten der Lehre pro Institut und Person,
inklusive Lehrbeauftragungen und Tutoren
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Veränderung der zu beauftragenden Stunden
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Bei Assistenten kann zusätzlich der Faktor verändert werden
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bei Personen mit großer Lehrbefugnis kann zwischen Kollegiengeld und Abhaltung
im Rahmen der Venia gewählt werden
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LVA-Auswahl für die Bewertung
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Pro Studienplan werden alle Pflichtfächer mit dem entsprechenden Bewertungsformular
(Vorlesung, Übung, Praktikum) zur Bewertung vorgeschlagen. Die Auswahl
kann vom Studiendekan beliebig verändert werden.
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Der Stand der Bearbeitung der einzelnen Studienrichtungen
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LVA-Bewertungsergebnisse einsehen
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Pro Studienplan und LVA kann in die Bewertungsergebnisse und in die Stellungnahmen
der Vortragenden Einsicht genommen werden.
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Für Studierende
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LVA abonnieren (aus insgesamt 3 Studienjahren)
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Teilnahme am Forum, auf Wunsch auch anonym
-
wahlweise Eintragung der LVA in der Agenda
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automatische Benachrichtigungen (News) bei Veränderungen der Daten
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News per E-Mail (auf Wunsch abschaltbar)
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E-Mail-Kommunikation mit anderen Abonnenten
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Abgabe von anonymen Stimmungszetteln
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Teilnahme an der LVA-Bewertung durch einmalige, anonyme Abgabe eines Fragebogens
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Einsichtnahme in die Ergebnisse der LVA-Bewertung bis zum Ende des ersten
Monats des Folgesemesters
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Abgelegte Prüfungen
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Liste aller an der TU abgelegten Prüfungen inkl. ECTS-Punkten
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Sortierbar nach LVA-Nr., Typ, Titel, Datum, Studium, Note
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Ausgabe als PDF-File am Drucker
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Agenda und Termine
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persönlicher Stundenplan aller abonnierten LVA
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erweiterbar um private Termine
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Download der Termine auf PDAs (Testbetrieb)
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Für die Fachabteilungen
der Verwaltung
und die Dekanate
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Liste aller LVA (Studien- und Personalabteilungen, Quästur, Dekanate)
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Umfangreiche Suchfunktionen nach Institut, Funktion oder Name über alle
LVA
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Stundenausmaße und Sicht der Beauftragung aller Vortragenden und Tutoren
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Übersicht über den Fortschritt im Workflow (Freigabe, Bestätigung,
Beauftragung,
Abhaltung = Anzahl der Hakerl) pro Institut
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Hörsaalfreigabe (Studienabteilung)
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Bestätigung von Vorreservierungen durch die Studienabteilung
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LVA-Auswahl für die Bewertung (CE-Abteilung)
-
Sicht der Studiendekane bei der Auswahl der zu bewertenden LVA
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Der Stand der Bearbeitung der einzelnen Studienrichtungen
-
LVA-Bewertungsergebnisse einsehen
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