CMS für die TU-Website

Werner F. Sommer, PR und Kommunikation

In meinem letzten Artikel zur TU-Website (ZIDline 5, Juni 2001) hatte ich geschrieben: "Es stünde der Technischen Universität gut zu Gesicht, eine Website auf der Höhe der Zeit zu haben." Gut Ding braucht offensichtlich Weile, vor allem an einer Universität, selbst wenn es eine technische ist.

Schwer abzuschätzen, wie viel Millionen Zeichen HTML im letzten Jahrzehnt für die TU-Website manuell geschrieben oder via Copy & Paste vervielfältigt wurden. Eine Arbeitsweise, die einerseits spezifische Kenntnisse erfordert, andererseits mühselig, ineffizient und fehleranfällig ist.

Zeitgemäßes Publizieren via CMS

Ergo lag es nah, sich um eine zeitgemäße Lösung dieses Problems zu kümmern. Das Kürzel dafür lautet CMS, Content Management System. Damit wird es möglich, ohne HTML-Kenntnisse Inhalte schnell und konsistent im Web zu publizieren. Die konkreten Vorteile des Publizierens von Webinhalten via CMS gegenüber der "Do it yourself"-Methode aus meiner Sicht:

MitarbeiterInnen ohne HTML-Kenntnisse können Inhalte einpflegen, d. h. die Information kann dort erfasst werden, wo auch der entsprechende Sachverstand sitzt und muss nicht den Umweg über HTML-kundige SpezialistInnen gehen. Mittelfristig wird das den Inhalt der Site qualitativ und quantitativ verbessern.
Die Rollenverteilung innerhalb des Systems (AdministratorInnen, RedakteurInnen usw.) kann präzise definiert werden. So werden alle nur damit konfrontiert, womit sie umgehen wollen und können. Im Zuge dieser Rollenaufteilung können auch komplette Workflows (z. B. Erfassung eines Texts, Korrekturschleifen, Freigabe) abgebildet werden.
Ein einheitliches Look & Feel wird gewährleistet, weil die "RedakteurInnen" nur mit den zentral definierten Templates (Vorlagen) und Styles (Formatierungen) arbeiten können.
Entsprechend kann so auch die "Barrierefreiheit", also die Zugänglichkeit der Inhalte für Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen, besser gewährleistet werden.
Inhalte können in verschiedenster Art und Weise ausgegeben werden (z. B. auch als WML für tragbare Geräte).
Die Konsistenz der Inhalte steigt. Wird z. B. eine innerhalb des Systems referenzierte Seite gelöscht, verschwindet auch der Link darauf.
Die Redundanz der Inhalte nimmt ab, weil Inhalte nur einmal eingepflegt werden müssen und dann an beliebig vielen Orten eingebunden werden können.
Inhalte können durch Angabe von Start- und Ende-Datum zeitgesteuert publiziert werden. Die Archivierung erfolgt "automatisch".
Das Tracking des UserInnenverhaltens (wer ruft wann welche Inhalte auf?) ist mit CMS weit komfortabler als ohne.
Diverse "Plug Ins" erhöhen die Funktionalität der Site für die UserInnen.

Open Source CMS TYPO3

Hinsichtlich der Kosten war es möglich, im Rahmen des Programms "Finanzierungsanreize zur Förderung der Profilentwicklung der Universitäten" die erforderlichen Mittel unterzubringen. Hinsichtlich des Systems war klar, dass nur ein Open Source Produkt auch die technische Betreuung durch den Zentralen Informatikdienst (ZID) gewährleisten würde. Nach Durcharbeiten der Möglichkeiten im vergangenen Herbst fiel die Wahl ziemlich schnell auf TYPO3. Hier ist weltweit eine ausreichende Community am Werk (http://typo3.org/) und es gibt weltweit über 200.000 TYPO3-Installationen.

Schritt zwei war die Beschaffung entsprechender Expertise von außen. Hier diente die Implementierung an der Universität für Bodenkultur (Boku) als Beispiel: Das für die Boku tätige Unternehmen - plan2net (http://www. plan2net.at/) - definierte sich als "Coach". Dieses Rollenverständnis garantiert einerseits den Know-how-Transfer von den Profis zur TU-IT, andererseits können - durch die Einbeziehung der TU-Arbeitskraft - auch die Kosten niedrig gehalten werden.

Teamwork

Der Arbeitsauftrag an plan2net und das TU-interne Projektteam lautet, die bestehende Website - mit lediglich geringen Einschränkungen bzw. Modifikationen - 1:1 mit dem CMS zu hinterlegen. TU-seitig besteht das Team aus Bettina Neunteufl (Projektleiterin; Redaktion; PR und Kommunikation), Alexander Rajkovats (Software; ZID), Irmgard Husinsky (Styles; ZID) und Michael Roth (Systemadministration; ZID). An dieser Stelle ein Dank an alle Beteiligten (auch über die Genannten hinaus) für ihren Einsatz und die jeweiligen Vorgesetzten für deren Verständnis.

Der Zugang zum CMS erfolgt über TUWIS++, d. h. jene MitarbeiterInnen, die via TYPO3 Inhalte publizieren, haben auf der persönlichen TUWIS++-Startseite einen Link "CMS TYPO3". Damit gelangen sie in das Backend der Applikation.

TYPO3 ist ein mächtiges CMS, dementsprechend ist auch die Bedienung nicht immer intuitiv zugänglich. Am 10. November wurden KollegInnen aus dem Bereich der ehemaligen Zentralen Verwaltung und des ehemaligen Außeninstituts mit der grundlegenden Bedienung vertraut gemacht. Binnen vier Wochen soll die Portation der Inhalte aus den aktuellen, statischen HTML-Seiten ins CMS erfolgen.

Das Projekt sollte eigentlich schon abgeschlossen sein. Allerdings haben sich die inhaltlichen (strukturellen) Probleme der Website einerseits und die personellen Umstellungen in PR und Kommunikation andererseits negativ auf den Zeitplan ausgewirkt. Das ehrgeizige Ziel, noch im laufenden Jahr mit der CMS-gestützten Site online zu gehen, bleibt aber aufrecht.

So alles gut läuft, werden also vor Jahresende noch wesentliche Teile der TU-Website über TYPO3 publiziert. Damit wäre die Site technisch wieder auf der Höhe der Zeit angelangt. Fast keine Universitätswebsite wird heutzutage noch ohne CMS betrieben. Freilich ist ein CMS aber nur ein technisches Hilfsmittel. Die Qualität und Quantität sowie der Nutzwert der Inhalte liegen in der Hand jener, die diese publizieren.

Das TYPO3 Backend

PS: Sobald das System stabil läuft, sind natürlich auch andere Organisationseinheiten eingeladen, ihre Webseiten via CMS zu betreiben!